Secrétaire de direction

Lieu de travail : Québec (Siège social)
Code d'emploi : 435
Nombre d'emplois vacants : 1
Salaire : Peut varier entre 46 523 $ et 62 525 $ annuellement, selon la scolarité et l’expérience

Description

 

SECRÉTAIRE DE DIRECTION (non syndiqué)

Description de l’entreprise

L’Université TÉLUQ, acteur clé du milieu de l’enseignement universitaire au Québec depuis plus de 40 ans, est la seule université dont les programmes sont offerts complètement à distance. Elle accueille près de 20 000 étudiants par année et elle se distingue par la qualité de sa recherche et par sa position d’université numérique entièrement à distance, tant au Québec que sur les scènes nationale et internationale.

Secteur de travail

Direction des affaires externes et Secrétariat général

Sommaire de la fonction

Sous la direction de la Direction des affaires externes et Secrétariat général, assiste son supérieur dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de son unité administrative. En l’absence de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Participe à la bonne marche de son secteur en convoquant et coordonnant la préparation des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, de la commission des études, du comité de la Direction générale et de toute autre instance mise sur pied par une instance ou la direction générale

Participe aux différentes opérations reliées à la préparation des dossiers pour les réunions du comité de la Direction générale, du conseil d’administration, du comité exécutif et de la commission des études.  Prépare les textes tels que : avis, synthèses, procès-verbaux, résolutions, politiques, règlements et autres documents pertinents pour le bon déroulement des réunions.

S’assure du suivi des dossiers relevant des décisions des instances et de la désignation de membres aux instances et du suivi de l’échéance des mandats des gestionnaires et cadres supérieurs;

Prend les dispositions pour que les dossiers en suspens soient soumis à l’attention de son supérieur et en assure le suivi; effectue le suivi des décisions prises par son supérieur;

Participe à la planification et à la préparation du budget de la direction, en assure le suivi et le contrôle avec le système informatique en place, relève les erreurs et avise le personnel concerné, s’il y a lieu.

Rédige des documents tels ententes, protocoles, contrats, lettres, rapports, mémoires et tout document de nature légale requis par son supérieur ainsi que par les conseillers juridiques.  Prend des notes et effectue la saisie de données de divers documents tels que lettres, rapports, mémos, à partir de documents manuscrits, numérisés ou autres. Effectue la mise à jour des recueils des règlements, politiques, procédures et directives, du Code civil, du Code de procédures civiles, Loi d’accès à l’information, etc.

Fournit, s’il y a lieu, la réponse à certaines questions relevant des politiques, règlements, procédures et directives en vigueur.

Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur. Assiste son supérieur dans la préparation des diverses politiques et dans le suivi à assurer.

Assume la responsabilité de l’organisation et du suivi administratif de divers systèmes reliés au travail de secrétariat notamment le système de classement, de fichiers informatiques de gestion, d’échéanciers.

Tient à jour les dossiers du personnel relevant de la responsabilité de son supérieur et complète les différentes formules administratives en conformité avec les procédures établies.

Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles de sa direction et en assure le suivi approprié. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires administratifs requis.

Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle. Réaménage l'agenda en fonction des urgences et des imprévus et s'assure de la présence des personnes appropriées aux différentes réunions. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements.

Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.

Utilise un système informatisé de traitement de l’information avec les logiciels pertinents à son domaine d’activités. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations. Utilise divers appareils de bureau.

Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables et répond à une partie de la correspondance et rédige des projets de réponse aux problèmes plus complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi de ces dossiers.

Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités extérieures telles que colloques, congrès, voyages.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. La personne titulaire du poste peut être appelée à accomplir toute autre tâche d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis et tout autre mandat que lui confie son supérieur.

Exigences

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente

7 ans d'expérience pertinente.

 

Grande autonomie.

Connaissance pour l'entrée de données et l'entrée de textes.

Maîtrise du logiciel de traitement de textes Word.

Connaissance du chiffrier électronique Excel.

Très bonne compétence linguistique en français écrit et habileté pour la rédaction de textes (70%).

Connaissance en secrétariat corporatif ou juridique (un atout).

Durée et horaire de travail

Contrat temporaire de juillet 2019 au 30 avril 2021.

Horaire du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (35 heures par semaine).

Lieu de travail : Québec.

Salaire

Peut varier entre 46 523 $ et 62 525 $ annuellement, selon la scolarité et l’expérience.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi que leur(s) attestation(s) d'études avant 16 h 30, le 16 juillet 2019 sur notre site internet à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en matière d’emploi.





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